【業務コンサル直伝】RPAを導入するまでの手順とルールについて

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近年、RPAを導入し、事務効率が劇的に向上した事例が登場しています。パソコン事務の自動化ができる「RPA」に興味があり、導入すべきか考えている方もいらっしゃるでしょう。

RPAはパソコン事務にかけていた膨大な労力と時間を大きく削減できるツールで、今や金融機関や製造業、自治体など、業種を問わず広く普及しています。RPAを検討しているが、その扱いや運用の方法、そもそもルールの方向性をどう定めるべきか、一般の業務アプリ導入よりも難しいですよね。

そこで今回はRPAの導入の流れやルールについて説明します。RPAの基本から代表的なソフト、よくある疑問も取り上げているので、まずはこの記事でRPAの導入方法の概要をつかみ、具体的なソフト選定や安定運用の枠組みづくりにつなげましょう。

 

RPAとは

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RPAはおおざっぱに「事務の自動化ができるもの」との認識を持たれている人が多いですが、ひとまず簡単に仕組みについてお伝えしましょう。

RPAとは、人がパソコンで行う作業をソフトウェアで自動化することです。きちんと設定さえすれば、RPAはまるで産業ロボットのように決められたことを手順通りミスなくこなしてくれます。RPAの威力を実感できるのは、単純な定型業務や繰り返しの多い作業ですがExcelのVBAのように複数のソフトの操作も可能です。

そのうえ、RPAはVBAのようなプログラミング知識を必要としなくても設定ができ、ソフト開発の専門家でなくてもRPAによる自動化を進めていけるのもメリットです。

 

代表的なRPAツール

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それでは次に、選定候補としてぜひ見ておきたいRPAツールを紹介します。RPAツールは国内外に多数ありますが、RPA導入を検討し始めた段階ならば、まずは日本で実績の高い国産ソフトを確認しておくといいでしょう。代表的な国産RPAツールは以下の2つです。

  • WinActor
  • Bizrobo!

外国製品と違い、いずれも完全日本語対応で、使いやすさにも定評があります。

パソコン1台からでも利用しやすいWinActor

WinActorNTT系の国内シェアトップクラスのRPAソフトです。RPAを本格的に展開する前に、特定の業務で試したいと考える方もいますよね。WinActorはパソコン1台、1ライセンスから使えるのでスモールスタートが可能です。

RPAの開始も簡単で、まずは人がパソコン操作を行い、それをWinActorが録画して自動でシナリオ(操作手順)を生成、次からWinActorが自動でパソコン操作を行います。動作条件を修正して、他の場面でも使えるように応用もききますのでいざという時でも安心ですよね。

なお、WinActorは規模化にも対応しており、サーバーにインストールしてパソコンの複数台の動作や集中管理も可能です。パソコンの複数台稼働が必要な大量の業務や繁忙期の業務集中にも対応できるので、データ入力等にはおすすめです。

自社サーバーやクラウドなど利用形態が選べるBizrobo!

BizRobo!を提供するRPAテクノロジーズは、国内ナンバーワンの導入実績(1,560社以上)のある老舗です。RPAテクノロジーズ社の長年の経験と実績に加え、導入教育や技術者派遣、運用サポートなど手厚いサポートがあり安心して使えるに違いありません。

またBizRobo!にはさまざまな利用形態があり、自社サーバーやクラウド型、パソコンインストール方式など、自社に最適なタイプを選べます。なかでも、伝統的な「BizRobo! Basic」は、自社サーバーによるバックグラウンド型RPAツール。この方式だと1ライセンスでいくつでも自動ロボットを同時に稼働させられるから、全社にRPAを展開したい企業にぴったりでしょう。

 

RPAの導入手順

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ここで、RPA導入のイメージをつかむべく、簡単にRPA導入の流れ・手順を紹介します。

【RPA導入の流れ】

  1. RPA導入チームの編成
  2. 対象業務の選定、プロセスと業務量の可視化
  3. RPAツールの選定
  4. テスト導入
  5. 展開範囲の確定、実運用を開始

以下で一つずつ詳しく見ていきます。

RPA導入チームの編成

RPA導入は戦略プロジェクトとなるため、まずは社内や部内でRPA導入の推進体制を作りましょう。とりまとめの責任者だけでなく、推進業務の内容を定め、担当者と業務割り当てを行うことで、具体的な導入体制が社内に敷かれます。

対象業務の選定、プロセスと工数の可視化

いざRPAを導入したはいいが、あまり効果が見込めない業務を対象としても意味がありませんよね。定期・定時、反復的な作業が必要など、比較的単純で時間がかかる操作中心にRPA導入(自動化)の対象業務にします。

また、RPAでは操作手順の設定のため、業務プロセスを一つ一つ分解し操作順に並べる作業が必要です。そのため、現場担当と協力し、業務フローと具体的な操作手順、工数を詳細に把握するよう努めます。

RPAツールの選定

RPAツールにはさまざまなタイプがあり、コストも検討しつつ、自社が想定する利用形態に適したツールを選定します。サポート面も考慮したうえで、RPAベンダーや開発会社を選びましょう。

テスト導入

いきなり運用を始めても、思わぬエラーや誤動作に直面する可能性もなくはありません。一部の業務でモデル運用を実施し、自社の環境や業務内容と、導入予定のRPAツールの相性を見定めましょう。

展開範囲の確定、実運用を開始

一部業務でのテスト運用の結果を踏まえ、RPAによる自動化を適用する業務範囲を決定します。ここで、現場での運用ルールを策定したり、適用業務のプロセスと作成したRPAの文書化も実施しましょう。

 

RPA導入にあたってのよくある質問

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ここではRPA導入前に生じがちなよくある質問をまとめました。

Q:RPA導入の費用はどれくらい?

A:自動化したい業務の整理状況やプロセスの複雑さ(条件分岐)、作成したいRPAロボットの数にもよります。詳しくはベンダーに問い合わせてみるのが確実です。

Q:RPA導入までの期間は?

A:RPA導入にかかる期間は企業によりさまざまです。社内での準備体制や業務整理、現場への適用など、社内周知や担当者の習熟にかかる時間は一概にいえません。なお、RPAロボット自体は条件が整っていれば即日の作成も可能です。

Q:使えないソフトやブラウザはありますか?

A:キーボードやマウスで操作できるものなら大丈夫です。Internet Explorerでの操作も可能です。

 

RPAの導入によって効果を発揮させるポイント

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RPAを導入して、業務自動化による成果を享受するには、以下に留意して運用に移りましょう。

  • RPA対応部門の設置と文書化
  • RPAの利用方式とガバナンス
  • 対応部署の設置と文書化 :サポートとナレッジ共有で現場で安定運用を図る
  • 利用方式とガバナンス :ガバナンスを効かせやすい集中管理方式が望ましい

対応部門の設置と文書化

RPAロボットの動作中に、現場で対応できないことが生じて業務に支障が出ては困ります。万一の事態に備え、RPAに関する問い合わせやエラーに対応できる部署を設置しておくと、現場の従業員もみんな安心して使えますよね。

また、システム関係に限らず、導入当初にいたスタッフが異動や退任すると、業務のブラックボックス化が起こりがちです。後任の従業員が安心してRPAを活用したり、その後の業務改変に対応するにも、業務プロセスやRPAロボットの設定を文書化しておくと、のちのち役に立つでしょう。

RPAの利用方式とガバナンス

RPAの利用形態として、「現場へのライセンス配布」と「集中管理方式」の2つの方式があります。いずれにせよ、RPAの利用にあたっては一定の規則を設け、社内のガバナンスを働かせることが必要です。

なぜなら、担当者作成のRPAが実は部分最適となっていたり、古いRPAロボットの放置や、新しいロボットと並行運用される弊害が起こる可能性があるからです。RPAは現場スタッフでも扱いやすいものではありますが、ガバナンスの観点から集中管理方式が望ましいでしょう。

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さて、今回はRPAの導入の流れやルールについて説明してきました。RPAはソフト開発の知識がなくても扱えますが、一般の業務システムと違い適用範囲が広いため、準備期間に余裕を持つと良いでしょう。

代表的な国産RPAツールにはWinActorとBizrobo!があり、サポートも充実しているのでおすすめできます。

RPA導入にあたっては、導入の流れと、RPAの効果を発揮させるポイントをぜひ押さえておきましょう。

【RPA導入の流れ】

1. RPA導入体制の構築 :チーム編成と業務の割り当てでゴールを目指す

2. 対象業務の選定と可視化 :RPAロボット作成のため一つ一つの手順を解明する

3. RPAツールの選定 :利用形態とサポート重視で成功に導く

4. テスト導入 :テスト導入で実運用のリハーサルや修正を実施する

5. 実運用の開始 :テストを踏まえ、安定運用を目指す

【RPAの効果を発揮させるには】

RPAはパソコン事務を自動化する便利なツールですが、事前準備と運用時の現場への配慮を欠かさなければ、うまく成果を発揮してくれるはずです。RPA導入で作業にかかる負担を軽くして、現場に余裕とビジネスの好循環を生み出しましょう。

弊社では、このような企業のRPA導入に対する支援を行っています。少しでも導入をお考えの方は、まずお問い合わせください。

 

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