【完全マニュアル】業務効率化ツール・選定から活用方法まで解説

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取引先や商品数など扱う規模が大きくなると、Excelで管理しきれなくなってしまいますよね。規模化にともなう細々した作業量の増加により、本来の業務に手が回らなくなってしまうのはもったいないです。それならば専任の事務員を用意したいけれども、人件費がかかってしまう事が課題だとお考えの方もいるかもしれません。

いずれにせよ、面倒で時間のかかる事務処理をどうにかしたいなら、業務効率化ツールを検討しましょう。簡単なタスクや事務作業を高速かつ正確に処理してくれるから、社員の皆さんは必要な業務に打ち込めるに違いありません。

そこで今回は業務効率化ツールについてお伝えします。業務効率化ツールの基本から、選定ポイント、具体的なツールまで完全ガイドします!

 

業務効率化ツールとは

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業務効率化ツールとは、日常業務における特定作業を能率的に実行するソフトやアプリのことをいいます。

単純な数値報告程度の日報作成であれば、人が作成しなくてもツールが各部署の実績をまとめてファイリングすれば事足りますよね。小規模な部署であれば、業務管理をExcelで実施している企業も多いでしょう。しかし、Excelは長年利用しているとデータ量の増大により動作が遅くなったり、誰かが誤って関数を削除してしまうと復旧が困難になる恐れもあります。

そこで、特定業務に特化した業務効率化ツールが役立ちます。煩雑になりがちな細かい事務作業は業務効率化ツールに任せ、その分の時間を本来の業務に充てれば仕事がグーンとはかどるでしょう。

 

業務効率化ツールを選ぶポイント

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業務効率化ツールは自社の事情や環境にあったものをうまく選び、能率向上につなげたいですよね。業務効率化ツールは以下のポイントを押さえて選びましょう。

  • 既存システムとの相性
  • 部門最適でなく全体最適志向
  • 既存システムとの互換性 :データ変換の無駄の排除
  • 全体最適志向 :データ共有を前提とした省力化と効率化

ツールは個々に完結したものよりも、様々にデータを活用できるほうが、より能率的です。以下で詳しく解説します。

既存システムとの相性をチェックする

業務効率化ツールはデータ処理作業の省力化と高速化を目的とするものが大半です。せっかくツールで作成したデータなのに、自社システムとの互換性がなければ、データ変換や再入力の二度手間が生じます。できるだけ効率化したいのであれば、自社システムと連携できるツールを選びましょう

部分最適より全体最適志向で選ぶ

業務効率化ツールは省力化や能率化を目的として、データの整理や処理作業を代行させるものがほとんどです。得られたデータは後で何らかの形で活用するため、データの取り出しや加工をしやすい仕組みがあるものがベターです。

また、他部署との協力が必要な業務プロセスの省略や効率化ができると理想的です。情報共有による手続き簡略化やスピード向上で、ミスや手間を削減できるようになるでしょう。たとえば経費データに関して、経理部門とのやり取りをシステムの自動処理に代替できれば、間違いや二度手間といった無駄をなくせるから一石二鳥になりますよね。このためデータの共有しやすさなども重視すると、連携が取れてスムーズになるに違いありません。

 

おすすめ業務効率化ツール【RPA編】

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業務効率化ツールは用途特化型なのが普通ですが、RPAは例外であらゆるPC作業をプログラムで自動化するマルチなツールです。決められたことを休みなくミスなくこなし、人よりはるかに高速な処理が可能なので、業務効率を格段に向上させられるでしょう。

RPAソフトで最も人気がある「WinActor」

国内の大手RPAの一つに「WinActor」があります。完全日本語対応の国産ソフトで実績が豊富、サポートも充実している安心のシステムです。ライセンスは一つから利用でき、本格導入を見据えたパイロット運用もできます。

おすすめ業務効率化ツール【名刺管理編】

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日常業務にかまけて名刺の整理をつい忘れ、名刺ファイルやデスクの中に埋もれさせていた経験がある人もいるでしょう。いまどきの名刺整理はシステムで管理するため、入力する時間が取れないと結局記憶頼みになりがちですよね。

そんな名刺管理をサポートするツールをご紹介しましょう。

「CAMCARD BUSINESS」なら、スマホのカメラで撮影するだけでデータベース登録できるので簡単です。プランの契約枚数内で、オペレーターによる登録補正サービスもあり、情報登録の精度にも安心できます。

また、名刺情報の共有・活用機能もあり、組織対応による営業機会の最適化と能率向上に役立てられるでしょう。社員の異動や退社があっても顧客情報の引継ぎが可能になり、営業の停滞や空白を回避できるのもメリットです。

 

おすすめ業務効率化ツール【販売管理編】

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営業など、対法人の販売管理に適したおすすめの業務効率化ツールは2つあります。比較的扱いやすい「Kintone」と、やや高機能な「楽々販売」です。うまく活用して販売業務そのものを効率よく進めていきましょう。

付随業務に合わせたアプリ追加が可能な「Kintone」

「Kintone」は、プログラミング知識がなくても業務に合わせたアプリを簡単に作成できるクラウドサービスです。Kintoneでは販売管理専用ソフトの「Focus U 販売管理」との連動パッケージを利用できます。Kintoneは拡張性が高く、自社仕様にカスタイマイズしたシステムを構築して、より効率的な管理につなげられるでしょう。

販売業務は見積から請求・回収まで、様々なプロセスがあり、ちょっと規模化すると情報の管理が大変になってきますよね。これはプロセスごとに情報を管理するのではなく、情報を一元化して社内で共有・取り出しできるため生産性もアップします。業務の標準化が実現でき、教育コストが低く済むのもメリットです。

業務フローの変更にも柔軟に対応可能な「楽々販売」

「楽々販売」は販売管理を楽にするWebデータベースで、販売業務における定型業務を自動化し効率化が図れます。案件管理や販売管理の一つ一つの業務を担当社員に任せきりで、もっと効率的な方法がないか模索している方もいますよね。このソフトは、現在は小規模のためExcelで管理しているが、将来的な規模化を見据え、本格的な販管ツール導入を検討している企業や部門向けです。

楽々販売の主な特徴は3つあり、「定型作業の自動化」「情報のリアルタイム共有」「高いカスタマイズ性」になります。販売業務でよく発生する定型作業をボタン一つで自動化したり、販売状況や進捗情報を共有すれば全社的に省力化と効率化が実現するでしょう。また、項目追加ができるうえ、仕様変更にも強く、自社の状況に合わせた柔軟なシステム改良が可能です。

 

業務効率化ツールを使うときに気をつけたいこと

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ここまで各種の業務効率化ツールを見てきましたが、これらを活用するにあたって注意したい点をお伝えします。特に以下の点に気をつけましょう。

  • 段階的な移行
  • カスタマイズ

段階的な移行に努める

業務効率化ツールの導入は、慣れた業務フローからの転換を従業員に強いることになります。効果が高いとはいえ、ツール導入を一気果敢に進めると従業員に負荷がかかりますよね。いくら使いやすいツールでも、使用方法やその意義を未消化のまま、ポンと渡されてもすぐに使いこなせないでしょう。このため、効果の高い業務を優先して、段階的に移行していくことをおすすめします。

カスタマイズは慎重に

機能のカスタマイズができない硬直的なツールでは、環境変化や業務プロセス改善の局面において使えないものになってしまいます。ただし、ツールのカスタマイズは自部門だけでなく他部門の業務プロセスも勘案して設計しないと、かえって非効率になりかねません。頻繁なカスタマイズによる混乱防止のためにも、管理部門で一定の基準を設けましょう。

 

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さて、今回は業務効率化ツールについてお伝えしました。

業務効率化ツールとは、基本的には特定作業の能率化を目的とするものです。例外的に、あらゆるPC作業をこなせるRPAがあります。業務効率化ツールは、以下の点を考慮しましょう。

 

【おすすめツール】

  • RPA :WinActor(完全日本語対応でサポート抜群),Bizrobo!(利便性抜群)
  • 名刺整理 :CAMCARD BUSINESS(情報共有による効率化)
  • 販売管理
    • Kintone(アプリ追加による高い拡張性)
    • 楽々販売(ボタン一つによる自動化や柔軟な仕様変更が可能)

【使用時の注意点】

  • 段階移行 :全面切り替えは従業員の負担に
  • カスタマイズ :むやみな実施は混乱や非効率のもと

単純なタスクや定型業務を自動化し、業務の質をより向上させていけるように、自社に適した業務効率化ツールをぜひ活用しましょう。

弊社ではこれらのソフトを扱いつつ、ソフトの導入の手順までサポートさえていただきます。業務効率化のソフトに興味を持った方は、まずお問い合わせください。

 

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